文芳菲

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對會議產(chǎn)業(yè)的不斷“重塑”，學(xué)術(shù)會議的組織形式也呈現(xiàn)出線下、線上融合的趨勢。學(xué)術(shù)會議的組織者必須不斷探索辦會新理念、新思路、新方法，促使學(xué)術(shù)會議在保有其自身特色的同時，為與會者提供更多參與價值和良好體驗(yàn)。本文主要通過對線下和線上兩種辦會形式的優(yōu)劣勢、在組織過程中的區(qū)別和面臨的困境進(jìn)行分析，對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中學(xué)術(shù)會議的組織籌辦進(jìn)行展望，希望能夠?yàn)閷W(xué)術(shù)會議的高質(zhì)量發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；學(xué)術(shù)會議；線上辦會；線下辦會；組織形式

引言

在互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)持續(xù)深度融合的今天，會議產(chǎn)業(yè)也同樣在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中邁入了新階段，面臨新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)。而學(xué)術(shù)會議作為會議行業(yè)中極具特色的分支，主以學(xué)術(shù)研討，時而輔以展覽交流，既是推動學(xué)科發(fā)展、創(chuàng)新的必要平臺之一，也是提升辦會主體乃至?xí)h召開地知名度和影響力的重要手段[1]。傳統(tǒng)的線下辦會形式雖具有其獨(dú)特的優(yōu)勢，但線上辦會形式的興起及快速發(fā)展也為學(xué)術(shù)會議組織管理帶來了更多可能性。因此，積極探索學(xué)術(shù)會議的多樣化組織形式，在保證其效果及價值的基礎(chǔ)上促進(jìn)高質(zhì)量辦會十分必要[2]。

一、 線下與線上辦會形式優(yōu)劣分析

（一） 知識受眾面

學(xué)術(shù)會議通常在主題設(shè)定上具有靶向性，因其基于某一專業(yè)領(lǐng)域，導(dǎo)致會議本身具有較強(qiáng)的“封閉性”。學(xué)術(shù)會議的知識受眾面不僅受主題內(nèi)容影響，還與日程設(shè)置等有關(guān)[3]。以醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議為例，無需組織者要求，與會者可以直接根據(jù)會議名稱、主題、議程等判斷是否需要報名參會。線下大型學(xué)術(shù)會議受時間、地點(diǎn)、費(fèi)用等因素影響，加之組織者會因演講者眾多在同一時間段設(shè)置十幾個甚至幾十個分會場，與會者只能根據(jù)自身目的有針對性地選擇演講聆聽，疲于在各會場來回穿梭，使實(shí)際與會范圍被進(jìn)一步限定，直接導(dǎo)致知識受眾面降低。相較而言，線上會議不受物理空間制約，與會者可不受奔波之苦就能享受到知識的“饕餮盛宴”，從而使線上會議在一定程度上受與會者青睞。同時，因參會成本降低，本應(yīng)“封閉”的學(xué)術(shù)會議在線上也會意外收獲潛在與會者的注冊報名，使知識受眾面得以擴(kuò)展[4]。

（二）交流互動感

舉辦學(xué)術(shù)會議的必要性之一，在于其作為一個正式的知識交流平臺，可以將專業(yè)內(nèi)不同地區(qū)、不同領(lǐng)域的專家學(xué)者自身持有的隱性知識及經(jīng)驗(yàn)顯性化，從而使知識經(jīng)驗(yàn)得以傳播、共享和創(chuàng)新。知識交流的特點(diǎn)之一在于其互動性，所以學(xué)術(shù)會議無論采取何種形式舉辦都不應(yīng)將演講者和與會者間的溝通割裂開。特別是在嘗試采取線上辦會形式后，會議各方均對面對面交流的需求變得更加強(qiáng)烈。部分演講者在線上演講后表示面對電腦屏幕發(fā)言會感到無所適從，而與會者也對無法與領(lǐng)域內(nèi)享有聲望的專家學(xué)者直接對話感到遺憾。即使線上會議設(shè)置多屏幕顯示、實(shí)時留言板、直播答疑討論等環(huán)節(jié)，線下會議所特有的“面對面”交流互動優(yōu)勢依舊無法被替代[5]。

（三）信息時效性

交流的實(shí)質(zhì)在于信息交換。學(xué)術(shù)信息日新月異，如無法被及時傳播和吸收，便會失去時效性，進(jìn)而弱化信息原本的價值。只有同時存在提供者和需求者，信息交換才會發(fā)生，交流才能被實(shí)現(xiàn)。學(xué)術(shù)會議作為交流的平臺，在內(nèi)容設(shè)計(jì)及組織管理時也需要考慮到信息傳播的效果，使在會議中交換的信息發(fā)揮其最大的價值。設(shè)置單一會場的線上學(xué)術(shù)會議在組織籌備方面耗時較短，特別是在不公開招募演講者的情況下，組織者可以根據(jù)會議主題并就時下流行話題邀請專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)炙手可熱的專家傳道授業(yè)。而但凡計(jì)劃舉辦同期多會場的學(xué)術(shù)會議，無論是線下還是線上會議，組織者都需要提前通知演講者提供題目和內(nèi)容來配合會議宣傳和資料準(zhǔn)備等，因此如何保證信息時效性并同時保證辦會質(zhì)量就需要組織者在籌劃設(shè)計(jì)時具備前瞻性、戰(zhàn)略性和系統(tǒng)性視野。

（四） 資源再利用

知識交流的目的在于知識的共享與創(chuàng)新，這也是學(xué)術(shù)會議存在的價值之一。當(dāng)提供者愿意將知識“傾囊相贈”時，需求者需要一個過程將知識消化吸收，并需要時間重建自身的知識系統(tǒng)，從而獲得知識再創(chuàng)造的能力。傳統(tǒng)的線下學(xué)術(shù)會議，一方面使與會者因疲于奔波導(dǎo)致所能吸收消化的知識有限，另一方面組織者雖然能在籌備階段基本完成論文摘要、演講幻燈片等資料收集工作，但無法完整、清晰地記錄所有講座和討論內(nèi)容并在會后進(jìn)行梳理發(fā)布，致使學(xué)術(shù)會議最終可保留的資源極為有限，有價值的學(xué)術(shù)資料大部分情況僅被一次性使用。反觀線上學(xué)術(shù)會議，為避免網(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致會議質(zhì)量下降，組織者可選擇錄播形式，這使學(xué)術(shù)資源可以被影像化采集和儲存。在演講者自愿簽署知情協(xié)議的情況下，這些學(xué)術(shù)資源除可以在會議期間被反復(fù)播放外，會議時間以外還可以再次被用于不同場合的學(xué)術(shù)交流，從而使知識得以無限傳播。

二、線下與線上會議組織工作分析與對比

線上會議模式起初多被用于短時間工作交流或是百余人的小型學(xué)術(shù)會議。大型學(xué)術(shù)會議由于其規(guī)模龐大、環(huán)節(jié)復(fù)雜，曾被認(rèn)為無法在線上實(shí)現(xiàn)。然而，隨著信息通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)平臺的日益成熟，越來越多的會議組織者開始主動探索線上會議的可能性，或是采用線上線下相結(jié)合的方式，嘗試組織策劃大型學(xué)術(shù)會議。這些嘗試不僅取得了一定的突破，而且進(jìn)一步推動了學(xué)術(shù)思想的碰撞與同行間的情感交流[6]。

（一）組織成本分析

線下學(xué)術(shù)會議的組織成本通常較高，涉及場地租賃、設(shè)備購置、交通食宿等多項(xiàng)費(fèi)用。然而除需要提前一年左右確定會場、食宿、交通等落地事宜外，線上學(xué)術(shù)會議在主題選定、環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)等方面與線下會議在組織環(huán)節(jié)上基本無異。但為最大程度保證線上學(xué)術(shù)會議平穩(wěn)運(yùn)行并保障網(wǎng)絡(luò)信息安全，大型學(xué)術(shù)會議可在組稿發(fā)言方面采取錄播為主、直播為輔的組織形式，這需要組織者根據(jù)會期提前確定統(tǒng)一錄制方式和時間，與講者溝通提交事宜等，同時需要安排專人負(fù)責(zé)確保所有錄制視頻合規(guī)并按照既定議程順利播放。因此盡管線上會議不涉及線下會議在交通接待、現(xiàn)場協(xié)調(diào)、資料發(fā)放等臨場方面的工作，但實(shí)際組織者在會前籌備期的工作量卻有所翻倍，組織成本的投入方向有所轉(zhuǎn)移但并未大幅減少。

（二）技術(shù)支持對比

學(xué)術(shù)會議不管是在形式上還是目的上都重視“面對面”。發(fā)言者和聽會者都希望第一時間就發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行交流，就熱點(diǎn)話題進(jìn)行討論，并能與更多同行建立聯(lián)系。線下會議時，會場技術(shù)人員大部分時間只需要保障音響屏幕等設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)即可。而線上會議時則在會期需要大量的后臺技術(shù)支持和人力保障。雖然線上會議的互動感體驗(yàn)較弱，但組織者可以技術(shù)支持來彌補(bǔ)這一不足。例如，通過設(shè)置答疑環(huán)節(jié)或研討辯論來增強(qiáng)線上會議的互動性；開設(shè)實(shí)時留言板和討論會議室，通知同一時段的發(fā)言者在線參與討論和答疑。但要保證直播環(huán)節(jié)的平穩(wěn)運(yùn)行，就必須提前測試技術(shù)、評估人力需求并制定應(yīng)急預(yù)案。這包括會議平臺用戶承載量及網(wǎng)速測算、實(shí)時留言板敏感詞屏蔽設(shè)置以及直播討論環(huán)節(jié)主持人與技術(shù)人員相互配合控制節(jié)奏與秩序等。

（三）資源協(xié)調(diào)差異

學(xué)術(shù)會議不僅可以推動學(xué)術(shù)繁榮，還可以帶來一定的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會效應(yīng)。線下大型學(xué)術(shù)會議往往伴隨著展覽展示、衛(wèi)星會議等相關(guān)活動，參會參展人數(shù)眾多，對會場及周邊餐飲、住宿、交通等資源的需求巨大。組織者需要在前期進(jìn)行多方調(diào)研，充分協(xié)調(diào)和利用當(dāng)?shù)刭Y源，以最大程度地發(fā)揮會議的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會效應(yīng)。相比之下，線上會議在資源協(xié)調(diào)方面更加靈活和便捷。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，線上會議可以打破地域限制，吸引更多來自不同地區(qū)的人員參會。此外，無論線下還是線上，隨著會議主體呈現(xiàn)多元化和多層次化，學(xué)術(shù)會議由多家協(xié)辦、聯(lián)合承辦等也已成為常見模式，組織者在易于協(xié)調(diào)優(yōu)勢資源的同時，也可以思考利用學(xué)術(shù)會議平臺促進(jìn)學(xué)科交叉和產(chǎn)學(xué)研結(jié)合發(fā)展。

三、學(xué)術(shù)會議組織的困境

2023年，國家衛(wèi)生健康委等10個部門共同啟動了為期一年的全國醫(yī)藥領(lǐng)域腐敗問題集中整治工作。同年，中央宣傳部、中央網(wǎng)信辦、中央外辦、外交部、教育部、公安部、民政部、文化和旅游部、國務(wù)院國資委、市場監(jiān)管總局等10部門聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)論壇活動規(guī)范管理的通知》，對各類主體面向社會公開舉辦的論壇活動（包括論壇、峰會、年會以及其他具有論壇性質(zhì)的會議活動）提出10條工作要求。無論是在醫(yī)藥還是其他領(lǐng)域，在反腐風(fēng)暴下，如何保證學(xué)術(shù)會議的合法性、合規(guī)性、合理性，并真正體現(xiàn)學(xué)術(shù)會議的舉辦價值已然成為組織者需要思考和實(shí)踐的核心問題。而在此基礎(chǔ)上，如何充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升學(xué)術(shù)會議的組織效率和影響力，使學(xué)術(shù)會議能適應(yīng)當(dāng)下新發(fā)展、新要求，則是組織者需要面對的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)[7]。

（一）技術(shù)應(yīng)用與管理融合

盡管線上辦會形勢日趨成熟，但如何有效地將現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于會議組織過程中，實(shí)現(xiàn)線上線下的無縫銜接，仍是一個巨大的挑戰(zhàn)。目前，學(xué)術(shù)會議在技術(shù)應(yīng)用上仍存在碎片化、片面化的問題，多數(shù)互聯(lián)網(wǎng)+會務(wù)系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、網(wǎng)上報名等面向與會者的常規(guī)功能，但少有涵蓋會議進(jìn)度管理、學(xué)術(shù)質(zhì)量管理、線上學(xué)術(shù)交流等同時面向組織者、演講者和與會者的綜合會議管理平臺。

（二）版權(quán)保護(hù)與數(shù)據(jù)安全

學(xué)術(shù)會議涉及大量的個人信息與學(xué)術(shù)成果，如何防止學(xué)術(shù)資源的泄露和濫用，是會議組織者仍需探索的問題。目前，線下會議會安排安保人員和志愿者進(jìn)行現(xiàn)場提醒和秩序維持，線上會議可以提示演講者在影像資料上制作水印保護(hù)，并通過平臺要求與會者簽署知情同意書，但從技術(shù)層面仍無法避免盜錄。

（三）會議價值與互動平衡

辦會形式的豐富雖然使學(xué)術(shù)會議參與門檻降低，但如何保證演講者積極性和與會者參與度，也是會議組織者需要解決的重要問題。當(dāng)下，同專業(yè)、同類型學(xué)術(shù)會議種類繁多，會議內(nèi)容多存在非平權(quán)化現(xiàn)象，出現(xiàn)有會無議、有問無爭、有交無流等問題，需要會議組織者在交流方式創(chuàng)新和學(xué)術(shù)氛圍提升方面引導(dǎo)百家爭鳴、百花齊放。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)術(shù)會議組織的展望

在互聯(lián)網(wǎng)時代初期，視頻直播形式就已開始應(yīng)用于各類會議，以網(wǎng)絡(luò)為聯(lián)系組織方式的學(xué)術(shù)會議不斷涌現(xiàn)，為學(xué)術(shù)交流搭建了更為開放的平臺，其實(shí)時性、高效性等優(yōu)勢也逐步凸顯而在學(xué)術(shù)會議組織籌辦中占有一席之地。而順應(yīng)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，伴隨可被帶動和利用資源的增加，“互聯(lián)網(wǎng)+”也將持續(xù)通過其自身的優(yōu)勢，對會議產(chǎn)業(yè)進(jìn)行了優(yōu)化升級轉(zhuǎn)型，助力提升了會議組織的新質(zhì)生產(chǎn)力。

（一）加強(qiáng)人才培養(yǎng)與技術(shù)研發(fā)

會議組織者需要培養(yǎng)一支具備專業(yè)技能和創(chuàng)新思維的人才隊(duì)伍，為會議組織的技術(shù)創(chuàng)新提供有力支持。同時，加大對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研發(fā)投入，通過引入人工智能、大數(shù)據(jù)等更多先進(jìn)技術(shù)手段，提高會議組織的效率和質(zhì)量，并為參會者提供更加便捷、高效的服務(wù)體驗(yàn)。人才與技術(shù)的“組合拳”將成為推動學(xué)術(shù)會議組織變革的重要力量，引領(lǐng)著會議組織走向更加智能化、高效化的未來。

（二）制定完善管理制度與規(guī)范

會議組織者需要針對學(xué)術(shù)會議組織的各個環(huán)節(jié)，制定和完善的管理制度以保障學(xué)術(shù)會議組織規(guī)范性和專業(yè)性，確保會議從籌備到結(jié)束的每一個環(huán)節(jié)都能夠有條不紊地進(jìn)行。同時，會議組織者也需要不斷學(xué)習(xí)并參與相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)，通過提升自身組織能力和專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)一步提高學(xué)術(shù)會議的質(zhì)量和水平。

（三）創(chuàng)新線上與線下融合模式

會議組織者需要注重線上線下融合模式的創(chuàng)新重要趨勢，可以嘗試通過線上直播、虛擬展廳等方式，將線下會議的內(nèi)容傳播給更廣泛的受眾，擴(kuò)大學(xué)術(shù)交流的影響力。同時，利用線上互動環(huán)節(jié)增強(qiáng)與會者之間的交流與討論，提升會議的互動性和參與度，為學(xué)術(shù)思想的碰撞和交流提供更加豐富的平臺。

結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的浪潮中，學(xué)術(shù)會議組織正經(jīng)歷著前所未有的變革。這一變革不僅重塑了學(xué)術(shù)交流的傳統(tǒng)模式，為學(xué)術(shù)思想的碰撞與交融注入了新的活力，更對學(xué)術(shù)會議組織者提出了更高的要求。會議組織者以更加開放、包容和創(chuàng)新的姿態(tài)迎接挑戰(zhàn)，在持續(xù)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，深入理解和嚴(yán)格遵照國家有關(guān)政策文件的精神與要求，建立健全會議組織籌辦的目標(biāo)體系、經(jīng)費(fèi)管理、運(yùn)行機(jī)制等全方位流程，積極關(guān)注學(xué)術(shù)界的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，靈活利用多種組織形式推動學(xué)術(shù)會議不斷向?qū)I(yè)化、系列化和精品化發(fā)展，為學(xué)術(shù)會議注入新的思想和觀點(diǎn)，推動學(xué)術(shù)界的持續(xù)創(chuàng)新和發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：袁麗娜）