摘 要：隨著信息化，數(shù)字化社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著信息化的方向前進(jìn)。在檔案信息化管理過(guò)程中暴露出檔案信息化的管理不能滿(mǎn)足各企業(yè)單位日益增長(zhǎng)的需求，檔案信息化管理也面臨著各方面的問(wèn)題，文章主要以國(guó)企檔案信息化管理為研究對(duì)象，分析了目前國(guó)企檔案信息化管理中存在的諸多問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：國(guó)企；檔案；信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)的檔案管理也在不段的完善和改進(jìn)中。檔案管理的對(duì)象和環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化。檔案信息化管理就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立“人才數(shù)據(jù)庫(kù)”，對(duì)于促進(jìn)國(guó)企的發(fā)展具有重要的意義。信息化作為當(dāng)今社會(huì)的一大趨勢(shì)，可借助現(xiàn)階段日益發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)，要求檔案信息化管理工作必須打破傳統(tǒng)的理念，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的檔案管理的方法，在檔案信息的利用率上提高效率，也提高檔案信息化管理工作的效率，更好地為國(guó)企的檔案工作服務(wù)。

1 國(guó)企檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案信息化管理理念落后

傳統(tǒng)的檔案管理是經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展而來(lái)的，是以手工工作整理存檔保存的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)的檔案管理也在不段的完善和改進(jìn)中。由于檔案管理的傳統(tǒng)理念已根深蒂固的存在在檔案管理人員的腦海中，故要想改變其管理理念并非易事。首先，應(yīng)該認(rèn)識(shí)其重要性。其次，要及時(shí)改變思想，追趕時(shí)代的步伐，積極將國(guó)企的檔案與信息化管理結(jié)合在一起，推動(dòng)國(guó)企檔案信息化管理的全面開(kāi)展，及理論結(jié)合與實(shí)踐工作。

1.2 國(guó)企檔案信息化管理人員水平較低

國(guó)企中，大部分檔案信息化管理人員沒(méi)有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案材料的收集、整理及重要性等認(rèn)識(shí)不夠充分，有的甚至對(duì)這些業(yè)務(wù)不太了解?，F(xiàn)在一些國(guó)企轉(zhuǎn)型國(guó)企化，國(guó)企的人事制度也經(jīng)改革，這就造成國(guó)企檔案信息化管理人員經(jīng)常更換，造成國(guó)企檔案管理人員不能系統(tǒng)的進(jìn)行工作安排，管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的差異性較大，影響檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

1.3 對(duì)檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

國(guó)企的檔案信息化管理工作時(shí)一件細(xì)碎且復(fù)雜的工作，為此，有部分國(guó)企沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性。部分國(guó)企缺乏主動(dòng)能動(dòng)性，沒(méi)有認(rèn)真做好檔案信息化管理工作，只是應(yīng)付了事；部分國(guó)企對(duì)檔案信息化管理的使用價(jià)值認(rèn)識(shí)不充分，認(rèn)為投入是得不償失的徒勞，故一般只是簡(jiǎn)單的收集文件材料。

1.4 檔案材料缺乏制度化、規(guī)范化管理

大部分國(guó)企的檔案信息化管理工作缺乏制度和規(guī)范性，且在檔案信息化管理工作的過(guò)程中不能?chē)?yán)格的遵守現(xiàn)有的制度和規(guī)范，工作消極落后，有的甚至收集的歸檔材料不全面，收集的歸檔材料缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性。另外關(guān)于檔案規(guī)范方面，很多國(guó)企檔案用紙沒(méi)有按照統(tǒng)一要求的16開(kāi)紙張，在檔案材料中不難發(fā)現(xiàn)卷角、破損或者折皺的材料，這些不規(guī)范的檔案材料沒(méi)有進(jìn)行重新的修訂等，且國(guó)家在檔案材料方面也沒(méi)有具體統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

1.5 檔案信息化管理任務(wù)繁重

檔案部門(mén)檔案內(nèi)容的繁雜已成為國(guó)企檔案管理部門(mén)一個(gè)突出的問(wèn)題。隨著時(shí)間的推移，在檔案的管理過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)移卷的數(shù)量較多，有的可能出現(xiàn)時(shí)間跨度較長(zhǎng)等現(xiàn)象。在推進(jìn)檔案信息化管理的過(guò)程中，國(guó)企的各檔案管理質(zhì)量的要求差次不齊，整理規(guī)格不同，檔案管理部門(mén)的要求就僅僅是檔案完好，由于受傳統(tǒng)檔案管理的影響，成績(jī)收效甚微，這些都嚴(yán)重影響了國(guó)企檔案的信息化管理。

2 加強(qiáng)國(guó)企檔案信息化管理的措施

2.1 轉(zhuǎn)變理念

隨著信息化社會(huì)的飛速發(fā)展，國(guó)企也要求檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化即是其具體體現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們獲取知識(shí)和信息的重要途徑是網(wǎng)上的信息資源，如果國(guó)企的檔案管理工作還是“閉門(mén)管理”，將失去其社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。故轉(zhuǎn)變理念是國(guó)企檔案信息化管理的立足點(diǎn)，只有樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念和全面的更新思想，才能將檔案信息化管理的理論與實(shí)踐想結(jié)合，促進(jìn)其全面的開(kāi)展。

2.2 加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)

任何工作的開(kāi)展都需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)型人才，檔案管理工作也是如此，國(guó)企要重視對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，將國(guó)企的實(shí)際情況與檔案工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，要求檔案人員能夠?qū)⒆约旱墓ぷ髋c世界前沿的學(xué)術(shù)理論相統(tǒng)一，不僅具備現(xiàn)代化的信息技術(shù)與管理能力，還要有豐富的理論知識(shí)。最后要強(qiáng)調(diào)的就是檔案工作人員能力的創(chuàng)新，這是對(duì)于人才本身提出的更高要求，電子文件的組建與傳遞是檔案工作的基礎(chǔ)任務(wù)，信息技術(shù)的靈活應(yīng)用不僅能夠提升檔案工作的效率，檔案工作者要把理論與實(shí)踐結(jié)合，轉(zhuǎn)變工作的態(tài)度，創(chuàng)新工作的技能。

2.3 增強(qiáng)國(guó)企檔案信息化管理的責(zé)任感

為實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案管理的社會(huì)化服務(wù)這一目標(biāo)，應(yīng)長(zhǎng)期堅(jiān)持推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)工作，要求結(jié)合國(guó)企檔案管理人員的共同努力，增強(qiáng)國(guó)企檔案信息化管理的責(zé)任感和緊迫感， 推進(jìn)國(guó)企檔案信息化管理的全面落實(shí)與開(kāi)展。

2.4 建立完善的管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地、盡快開(kāi)發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。首先，電子文件的制作過(guò)程要權(quán)責(zé)分明。電子檔案的制作人員需要對(duì)其制作的電子檔案全權(quán)負(fù)責(zé)。保證在他人調(diào)閱時(shí)只能以只讀形式查看。其次，在硬件管理上要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。

2.5 進(jìn)一步提高對(duì)檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)

國(guó)企的檔案管理部門(mén)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，其對(duì)于國(guó)企來(lái)說(shuō)具有重要意義。國(guó)企檔案部門(mén)應(yīng)將檔案管理作為一項(xiàng)重要工作來(lái)做，加大對(duì)單位檔案信息化管理的財(cái)政投入，改善檔案信息化管理的硬件設(shè)施，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作，進(jìn)一步推動(dòng)國(guó)企檔案信息化管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。

3 結(jié)語(yǔ)

國(guó)企檔案信息化管理工作規(guī)范化的前提是堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新時(shí)期的需求。建立完善的管理制度，增強(qiáng)國(guó)企檔案信息化管理的責(zé)任感能夠有效的提高管理水平，穩(wěn)定專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。國(guó)企的檔案信息化管理工作，不僅能提高國(guó)企的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)保證國(guó)企檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 李洪波，張文秀，馬可可等.計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用探討[ J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用， 2011， 16（24）：32-36.

[2] 雷興虎. 石小磊. 劉 斌等. 光盤(pán)的特點(diǎn)、 發(fā)展趨勢(shì)及在檔案工作中的應(yīng)用[ J] . 遼寧大學(xué)學(xué)報(bào)（ 社會(huì)哲學(xué)版） ，2011，18（26）：45-48.

[3] 李冠成. 程坤媛. 王貴銀等. 淺析信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用[J]. 回顧與展望一中國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展研究報(bào)告， 2013，18（08）：17-19.

[4] 蔣洪濤，李晶晶，孫萌萌等.檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題 [J] 銅陵學(xué)院學(xué)報(bào) ，2006，28（5）：26-28.

[5] 特里·庫(kù)克.1898 年荷蘭手冊(cè)出版以來(lái)檔案理論與實(shí)踐的相互影響[A].見(jiàn)：第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)報(bào)告集[C].北京：中國(guó)檔案出版社，1997.103.

[6] Berndt redriksson.檔案工作者在當(dāng)今的新角色[J].外國(guó)檔案工作動(dòng)態(tài)，2003，32（2）：56-58.

作者簡(jiǎn)介

楊麗麗（1973-），女，漢，福建省廈門(mén)市，本科，助理館員，研究方向：檔案編研、檔案開(kāi)發(fā)利用、提高檔案工作效率、提升檔案信息化等