◆黃碩芩

(福建師范大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院)

淺析新時(shí)期高等師范院校教學(xué)秘書(shū)工作

◆黃碩芩

(福建師范大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院)

教學(xué)工作歷來(lái)都是高等師范院校工作的重中之重,教學(xué)秘書(shū)則是院系教學(xué)管理隊(duì)伍中最直接的管理人員,除了負(fù)責(zé)協(xié)助院系分管領(lǐng)導(dǎo)處理本院系各類教學(xué)事務(wù)之外,也是教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生間聯(lián)系的橋梁與紐帶,發(fā)揮著上令下達(dá)、教學(xué)信息反饋和服務(wù)師生的作用,對(duì)保證高等師范院校教學(xué)秩序的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用,也是完善教學(xué)管理、提高教學(xué)水平的重要保障。本文擬以我校一級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作中存在問(wèn)題進(jìn)行分析,探討其解決策略,以期進(jìn)一步做好新時(shí)期教學(xué)秘書(shū)工作。

一、高等師范院校教學(xué)秘書(shū)的工作特性

全國(guó)高校教學(xué)秘書(shū)崗位設(shè)置有專職和兼職之分,就我校生命科學(xué)學(xué)院而言,僅在學(xué)院設(shè)置專職教學(xué)秘書(shū)崗位,其下屬各教研室并沒(méi)有專設(shè)教學(xué)秘書(shū)崗位,由各教研室教師直接與學(xué)院教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行工作聯(lián)系。因此,更加凸顯了教學(xué)秘書(shū)工作的重要性。高等師范院校的教學(xué)秘書(shū)在工作上主要有以下四大特性。

1.事務(wù)性

教學(xué)秘書(shū)是基層教學(xué)活動(dòng)的樞紐,擔(dān)負(fù)著諸多管理者的角色,為維持正常的教學(xué)秩序進(jìn)行教學(xué)文件資料的保存管理,教學(xué)工作的運(yùn)行管理,教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控管理等工作。教學(xué)秘書(shū)從每學(xué)期的開(kāi)學(xué)初至期末,始終圍繞著教學(xué),負(fù)責(zé)處理具體的教學(xué)事務(wù),從而保證教學(xué)活動(dòng)正常、有序的開(kāi)展。

2.服務(wù)性

教學(xué)秘書(shū)工作的對(duì)象是有思想、有知識(shí)、性格迥異、受教育程度、生活環(huán)境不同的教師和學(xué)生,使教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象有了特殊性,服務(wù)的難度加大。由于教師和學(xué)生是學(xué)校的主體,因此,教學(xué)秘書(shū)的工作必須建立在真心誠(chéng)意服務(wù)的基礎(chǔ)上,急教師所急,解學(xué)生所難,任勞任怨,全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

3.綜合性

教學(xué)秘書(shū)的工作涉及本院的全部教學(xué)工作,既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué),又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù),協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系,還要完成教務(wù)處和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。因此,教學(xué)秘書(shū)工作實(shí)質(zhì)上是綜合性的復(fù)雜工作。工作的內(nèi)容范圍幾乎涉及到學(xué)院教學(xué)管理工作的各個(gè)方面,從教學(xué)工作安排、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)管理,到重修與補(bǔ)考、調(diào)課、停課與補(bǔ)課、考試安排、教育實(shí)習(xí)的安排工作等等,工作面面俱到,繁瑣而復(fù)雜,涉及教師和學(xué)生的切身利益,還需要應(yīng)對(duì)一些突發(fā)性的教學(xué)事件。這就要求教學(xué)秘書(shū)面對(duì)多樣和繁雜的工作,能溝通協(xié)調(diào),合理安排,使得每一項(xiàng)工作都順暢、正常的進(jìn)行。

4.原則性

教學(xué)秘書(shū)工作雖平凡,卻是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作,在工作過(guò)程中,難免遇到這樣或那樣的問(wèn)題,這就要求教學(xué)秘書(shū)要嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事,實(shí)事求是,冷靜客觀地反映和處理問(wèn)題,原則性與靈活性相結(jié)合,既要維護(hù)學(xué)院的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性,又要做到公平、公正和公開(kāi),使領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生信賴,放心和滿意。

二、當(dāng)前高等師范院校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍存在的問(wèn)題

1.管理制度滯后,工作受重視程度不夠

目前,高等師范院校中對(duì)專任教師的教學(xué)、科研等工作都有比較系統(tǒng)的管理制度,使高等師范院校的教學(xué)和科研工作能夠有序進(jìn)行,但是高等師范院校對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的管理不夠重視。長(zhǎng)期以來(lái),不少人對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作存在很大的認(rèn)識(shí)誤區(qū),認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)的工作就是簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作,把它等同于一般的辦公室工作,什么人都可以做。而學(xué)校層面上,也未能創(chuàng)建教學(xué)秘書(shū)和其他教師之間的溝通平臺(tái),以此來(lái)讓大家了解這項(xiàng)工作以及工作中遇到的困難,大家也缺乏對(duì)其工作的理解和體諒,有些人甚至認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)繁雜的事務(wù)是理所當(dāng)然的。同時(shí),教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)方面缺少規(guī)范的管理制度,學(xué)校對(duì)于教師和科研人員的激勵(lì)制度和方法很多,對(duì)教學(xué)秘書(shū)卻缺乏必要的激勵(lì)機(jī)制,因其工作業(yè)績(jī)不易量化,因此通常不被領(lǐng)導(dǎo)和教師重視,其在學(xué)校中的地位和作用也很難得到比較公正的體現(xiàn)和認(rèn)可,這些都嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書(shū)的工作積極性。

2.素質(zhì)參差不齊,隊(duì)伍不穩(wěn)定

目前,教學(xué)秘書(shū)崗位在我省高等師范院校屬于行政編制,而非教師編制,通常學(xué)校對(duì)其學(xué)歷沒(méi)有硬性要求,特別是相當(dāng)一部分的師范院校的教學(xué)秘書(shū)來(lái)自引進(jìn)人才的配偶或者本科留校的畢業(yè)生,未經(jīng)歷過(guò)教育學(xué)相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí),缺乏一定的教學(xué)經(jīng)歷或教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn),在進(jìn)行教學(xué)研究和管理研究時(shí)存在一定困難,而且很少人能潛下心來(lái)認(rèn)真研究工作,導(dǎo)致隊(duì)伍的整體素質(zhì)參差不齊。同時(shí),由于教學(xué)秘書(shū)的地位較低,事務(wù)繁忙,少有外出參觀學(xué)習(xí)、接受專業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì),這導(dǎo)致他們的進(jìn)取意識(shí)和思維能力不斷下降,無(wú)法提高工作效率和教學(xué)管理水平。此外,教學(xué)秘書(shū)在評(píng)定職稱、津貼、晉升等方面都較為困難,從而導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的不穩(wěn)定。

3.發(fā)展空間受限,職業(yè)倦怠嚴(yán)重

教學(xué)秘書(shū)雖然在教學(xué)管理的第一線,但因?yàn)閸徫坏奶厥庑?工作成果性不強(qiáng),個(gè)人的成就感得不到滿足,這也造成了現(xiàn)今大部分教學(xué)秘書(shū)的工作態(tài)度比較消極,只求完成工作、不出錯(cuò),而缺少工作熱情,缺乏對(duì)改進(jìn)工作方式、創(chuàng)新工作方法的學(xué)習(xí)和探究。高等師范院校對(duì)于教學(xué)秘書(shū)的發(fā)展沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃,教學(xué)秘書(shū)缺乏專業(yè)發(fā)展空間,使教學(xué)秘書(shū)對(duì)未來(lái)感到渺茫,很容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。與一般的任課教師相比,教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的職業(yè)倦怠現(xiàn)象出現(xiàn)機(jī)率要高得多、程度要嚴(yán)重得多。

4.工作任務(wù)繁雜,精神壓力大

高等師范院校教學(xué)秘書(shū)工作頭緒繁多,內(nèi)容復(fù)雜,日常事務(wù)重復(fù)性強(qiáng)。近幾年,隨著高等師范院校辦學(xué)形式的多樣化和學(xué)生擴(kuò)招,特別是本科院校的評(píng)估工作的要求下,教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容日益復(fù)雜和精細(xì),而且網(wǎng)絡(luò)化辦公的情況下使得很多工作需要網(wǎng)絡(luò)上報(bào),工作量也越來(lái)越大,很多教學(xué)秘書(shū)每天都疲于應(yīng)付。沒(méi)有對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的規(guī)范化,教學(xué)秘書(shū)很難有條不紊地完成這么繁雜的工作。由于工作繁雜,工作壓力大,容易使教學(xué)秘書(shū)在工作中產(chǎn)生抗拒和排斥心理。而且,教學(xué)秘書(shū)的工作性質(zhì)與其他工作不同,許多工作有時(shí)效的限制,必須保質(zhì)、保量,按時(shí)完成。由于他們履行的是教學(xué)管理的職責(zé),原則性強(qiáng)。因此,在工作中往往會(huì)引起別人的誤解,特別是因工作太忙而出現(xiàn)的失誤又得不到應(yīng)有的幫助和理解。因此,教學(xué)秘書(shū)們長(zhǎng)期處于精神高度緊張、思想負(fù)擔(dān)很重的狀態(tài)。

三、新時(shí)期加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的途徑

為了更好地發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中積極主動(dòng)的管理作用,筆者針對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作存在的一些問(wèn)題,結(jié)合自己的工作實(shí)踐,從以下幾個(gè)方面探析解決的對(duì)策與途徑:

1.轉(zhuǎn)變管理觀念,重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)

高等師范院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)工作,特別應(yīng)重視對(duì)教學(xué)秘書(shū)的選拔和任用,同時(shí)要改革學(xué)校內(nèi)部管理體制,調(diào)整教學(xué)管理機(jī)構(gòu),及時(shí)調(diào)離不適宜在教學(xué)秘書(shū)崗位上工作的人員,從嚴(yán)選聘,充實(shí)層次高、學(xué)歷高、水平高的研究生或具有多年教學(xué)經(jīng)驗(yàn)或教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人員,加大教學(xué)管理的經(jīng)費(fèi)投入力度。同時(shí),為了實(shí)現(xiàn)高等師范院校教學(xué)管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化,保證教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的健康良性發(fā)展,高等師范院校還應(yīng)為教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展制定相應(yīng)的措施,提高教學(xué)秘書(shū)的經(jīng)濟(jì)待遇,充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的積極性。

2.建立健全激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性

在高等師范院校管理中,建立科學(xué)規(guī)范的物質(zhì)激勵(lì)機(jī)制,是調(diào)動(dòng)和保持廣大教職工積極性的重要手段。高等師范院校應(yīng)同樣制定出相應(yīng)的政策及工作量計(jì)算方法,加強(qiáng)對(duì)其日常教學(xué)管理的考核,把考核成績(jī)納入崗位任用、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、職稱晉升、干部選拔中去。對(duì)事業(yè)心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)、日常教學(xué)管理工作出類拔萃的教學(xué)秘書(shū)給予相對(duì)優(yōu)厚的待遇。對(duì)工作管理不利,不能勝任甚至造成管理混亂出教學(xué)事故的,應(yīng)限期改正甚至調(diào)離教學(xué)秘書(shū)崗位。只有獎(jiǎng)罰分明才能調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情,發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性,開(kāi)拓進(jìn)取,大膽創(chuàng)新,建立起一支高水平的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍。

3.建立系統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制,提升教學(xué)秘書(shū)業(yè)務(wù)水平

高等師范院校校院兩級(jí)也應(yīng)制定教學(xué)秘書(shū)培訓(xùn)和進(jìn)修的相關(guān)規(guī)定并將其納入師資培訓(xùn)計(jì)劃,制定培養(yǎng)計(jì)劃,確立培養(yǎng)目標(biāo),要求對(duì)教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行系統(tǒng)的秘書(shū)工作的培訓(xùn),改變既往只使用不培養(yǎng)的狀況,通過(guò)崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)、脫產(chǎn)進(jìn)修、組織教學(xué)管理研討等形式的培訓(xùn)使教學(xué)秘書(shū)的管理觀念和方法得到及時(shí)更新,達(dá)到不斷提高秘書(shū)的業(yè)務(wù)能力和管理水平,讓教學(xué)秘書(shū)在使用中培養(yǎng)、在培養(yǎng)中提高、在提高中成才的目的。

同時(shí),主觀而言,教學(xué)秘書(shū)應(yīng)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的觀念,用強(qiáng)烈的事業(yè)心和服務(wù)意識(shí)做好本職工作。教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)統(tǒng)籌安排,善于對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)。教學(xué)秘書(shū)的工作具有階段性,經(jīng)常在同一時(shí)間段內(nèi)要完成幾項(xiàng)任務(wù),時(shí)間緊迫又不容出錯(cuò),這就要求教學(xué)秘書(shū)在有限的時(shí)間內(nèi)合理地分配任務(wù),統(tǒng)籌安排工作,分清輕重緩急,在保證質(zhì)量的前提下盡可能地提高工作效率。教學(xué)秘書(shū)的工作也充滿著細(xì)微的變化,即使同樣一項(xiàng)任務(wù),不同的學(xué)生、不同的教師會(huì)出現(xiàn)各種各樣的情況,教學(xué)秘書(shū)要根據(jù)具體情況及時(shí)改變工作方法,不斷反思,研究新情況、解決新問(wèn)題,以尋求最佳的工作方法,積累更多的經(jīng)驗(yàn)。

總之,教學(xué)秘書(shū)的工作是具體的、繁瑣的,是教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)教育改革的不斷深化與拓展,高等師范院校管理不斷成熟與發(fā)展,對(duì)教學(xué)秘書(shū)的要求也越來(lái)越高。正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中的地位和重要作用,正視教學(xué)秘書(shū)的工作中存在的問(wèn)題,積極尋求解決的對(duì)策,有利于提升教學(xué)秘書(shū)的工作能力,激發(fā)工作積極性,更有利于發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的主動(dòng)管理作用,切實(shí)保障教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

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